סליקת תשלומים בכרטיסי אשראי באמצעות קלאב-טק נעשית באמצעות מימשק מובנה בתוכנה אל חברת שב"א, שהיא חברת הסליקה של חברות האשראי.
העבודה שלנו עם הסליקה בנויה לפי נוהלים: נוהל הפעלת בוקר, נוהל סיום יום, נוהלי גבייה שוטפת, נוהלי זיכויים והחזרות (לכל מסד נתונים שאנו עובדים עימו).
נוהלי העבודה בתמצית:
א. שידור לשב"א בתחילת יום העבודה (לוודא תקשורת תקינה, עדכון מאגרי כרטיסי אשראי חסומים וגנובים). בתוכנה קיימת אפשרות לקבוע שיהיה שידור אוטומטי בהפעלת התוכנה הראשונה ביום.
ב. ביצוע עסקאות שוטפות במהלך יום העבודה (תקבולים).
ג. שידור לשב"א בסוף יום העבודה, להעברת העסקאות שבוצעו. בתוכנה קיימת אפשרות לקבוע שידור אוטומטי ביציאה מן התוכנה לאחר שעה מסויימת. יש לבצע גם התאמות בין הקבלות לבין העסקאות ששודרו (מפורט בהמשך). בתוכנה קיימת אפשרות לביצוע ההתאמה בצורה אוטומטית, לרבות הנדרש לאיתור מקרי אי התאמה.
נוהל הפעלת בוקר:
עם ההפעלה הראשונה של קלאב-טק באותו יום, יש ללחוץ על סמל הפרח הכחול "שידור תנועות לשב"א" בשורת הסמלים. אנו נראה מסך עם מספרי בלוקים רצים עד לסיום.
לפעולה זו 3 מטרות:
– בדיקת תקינות עבודת האינטרנט, שכן אנו תלויים בחיבור האינטרנט המהיר.
– עדכון מאגרי המחשב שלנו במספרי כרטיסי אשראי גנובים ו/או חסומים לצורך זיהוי מהיר שלהם בעת ביצוע עיסקה עמם.
– שידור תנועות שלא שודרו, במידה ולא שודרו אמש (יורחב על כך בהמשך, אך המצב האופטימלי הוא שבהפעלה זו לא יהיו תנועות שלא שודרו).
גביית כספים שוטפת בכרטיסי אשראי:
עיסקה בכרטיס אשראי יכולה להיות אחת משני סוגים:
– עיסקה בהעברה. לעיסקה זו נדרש קורא שפתיים מגנטי. (מיפרט בקישור: http://www.club-tec.co.il/?p=988 ). עיסקה מסוג זה דורשת כמובן את הכרטיס ובעל הכרטיס מולנו, ונחשבת בטוחה יותר מבחינת חברות האשראי.
– עיסקה טלפונית. עיסקה בה מוסר לנו בעל הכרטיס את פרטי הכרטיס טלפונית. לעיסקה מסוג זה לא נדרש קורא שפתיים מגנטי.
ביצוע תקבול:
ביצוע עיסקה בכרטיס אשראי, יכולה להיות חלק מתקבול משולב, שכולל גם מזומן וגם צ'קים.
לא ניתן לקלוט תקבול עם שני מספרי כרטיסי שונים, ויהיה במקרה כזה צורך לפצל לשני תקבולים.
במסך התקבול יופיע באופן קבוע הסימון כי החיבור לשב"א פעיל.
בעיסקה טלפונית: יש להקיש פעם אחת אנטר, ונקבל מסך לקליטת סוג עיסקת האשראי.
סוג עיסקת האשראי יכול להיות במרבית המקרים המוחלט "רגיל" או "תשלומים".
לאחר בחירת סוג עיסקת האשראי, נקיש ידנית את מספר כרטיס האשראי, ואת תוקף הכרטיס.
בעיסקת העברה: יש להעביר את הכרטיס בקורא המגנטי מבלי להקיש מאומה במסך. הפעולה תזהה את כרטיס האשראי, ותמשיך מיידית אל השלב הבא: סוג העיסקה.
לאחר בחירת סוג העיסקה נראה את פענוח מספר הכרטיס ותוקפו על המסך.
אין צורך להקיש את מספר הזהות, ואין צורך להקיש את קוד האבטחה מאחורי הכרטיס (CVV2).
מעבר הלאה, עם אנטרים, או באמצעות העכבר, אל השדה סכום, יפתח מסך מהיר ולמעשה מבצע בדיקה ראשונית של הכרטיס במאגרי המחשב.
במידה והסמן הגיע אל השדה סכום, הרי שניתן להמשיך, וכי הכרטיס בעל מספר תקין, ואיננו גנוב או חסום ע"פ המידע במחשב.
במידה והיתה בעיה תעלה קלאב-טק הודעה ברורה ביותר עליה.
כעת יש להזין את סכום העיסקה.
במידה ומדובר בעיסקת תשלומים, הרי שיש חובה לרשום את מספר התשלומים, שיהיה גבוה מ-1.
עיסקת תשלומים מסוג תשלום ראשון+תשלום קבוע: בצד ימין במסך ניתן לסמן עיסקת תשלומים מסוג כזה, ואז יפתחו 3 שדות לסכום הראשון, למספר התשלומים הנותרים ומה גובה כל אחד (לדוגמה: 100 ₪ ועוד 3 תשלומים של 20 ₪, סה"כ העיסקה 160 ₪, יהיו 4 תשלומים בסה"כ: 100, 20, 20, 20).
לאחר מספר התשלומים המערכת תרשום אוטומטית תאריך, ואין לשנותו. זהו התאריך הראשון בסידרת התשלומים.
אין צורך בהקשת מספר אישור.
כעת יש לעבור ולאשר את הפעולה ע"י לחצן "המשך".
חוזרים למסך התקבול הראשי, ובו ניתן לבצע פעולות רגילות בתקבול (חיובים נוספים, צ'קים, סגירת חיובים ידנית ועוד).
לחצן "בטל תשלום כרטיס אשראי" יאפס את המידע אשר קלטנו במסך תשלום אשראי.
במצב הרגיל אנו ממשיכים לאישור התקבול ע"י לחצן "אשר".
כעת נבדקת שוב העיסקה, ואנו מקבלים חיווי אם העיסקה התקינה בהודעה בשורת ההודעות למטה מימין.
פלט התקבול:
לקבלה הרגילה של קלאב-טק, נוסף מרכיב חדש בעת גביית כספים באשראי עם מימשק לשב"א.
בגוף הקבלה משולבת הפתקית, הספח/שובר, לחתימת הלקוח.
במצב רגיל מודפס מקור והעתק.
יש להחתים (לא חובה, בדקו בהנהח"ש שלכם) את הלקוח על ספח האשראי של ההעתק, כי זה מה שנשאר אצלכם.
יש לחתום כרגיל (לא חובה, בדקו בהנהח"ש שלכם, וללא קשר לאשראי) על מקור הקבלה ולתת ללקוח.
נוהל סיום יום:
נוהל סיום היום הוא: ביצוע "שידור תנועות לשב"א" על סמל הפרח הכחול (כמו בבוקר). כעת הדבר המשמעותי שיקרה הוא שידור העסקאות שבצעתם במהלך היום אל שב"א, אל העולם החיצון.
חשוב לציין כי לא נגרם כל נזק במידה ובוצע יותר משידור תנועות אחד ביום, או אם שידור התנועות מבוצע ביום אחרי (הוא ישדר גם את העיסקאות הקודמות), עם זאת החשיבות לאיתור בעיות במידה ויהיו, והידיעה כי סגרנו יום בצורה מסודרת, היא חיונית.
השידור – הלחיצה על הפרח הכחול מפעילה אוטומטית גם בקרת ההתאמות בין הקבלות שהופקו לבין העסקאות ששודרו, ומודיעה על הצלחת ההתאמה, או על בעיה, ואז מפרטת את הבעיות.
מה מבצעת בקרת ההתאמות האוטומטית?
א. החלק הראשון בהתאמה הוא בדיקת העסקאות ששודרו, שניתן לראותן דרך "תוצאות שידור" דרך ניהול/מימשק לשב"א, או באמצעות סמל המחשבון בשורת הסמלים משמאל. נתמקד על שורת (או שורות, אחת בכל פעם) היום הנוכחי, נלחץ "פרוט תנועות". ניתן להדפיס ולתייק אך לא חובה.
מסך תוצאות השידור כולל היסטוריית שידורים לימים האחרונים, והוא מוגבל בכמות השידורים. כל שורה מייצגת שידור עסקאות. במידה ובוצע ביום מסויים יותר משידור אחד שהיו בו עסקאות, הרי שיופיעו עבור אותו יום יותר משורה אחת. השידורים ההיטוריים נשמרים במאגרי קלאב-טק גם אינם מוצגים על מסך תוצאות שידור.
ב. החלק השני בהתאמה הוא סה"כ הקבלות שהדפסנו היום בתשלומי כרטיסי אשראי. ניתן להפיק דוח 313 תקבולים, מהיום עד היום, ולבדק את עמודת האשראי. במידה והסה"כ הכספי תואם לשידורים מהחלק הראשון בהתאמה, הרי שהכל תקין.
מה מבצעת בקרת ההתאמות במקרה של אי התאמה בסכומים?
במקרה כזה מבצעת בקרת ההתאמות בדיקה המקבילה להפקת דוח 306 תשלומי אשראי, בחיתוך תאריך תקבול מהיום עד היום, ולמטה נסמן כי אנו מבקשים לפרט גם את מספרי כרטיסי האשראי הקשורים לעסקאות.
המערכת תבקש את סיסמת האשראי מאיתנו לצורך כך, שאותה יכול לקבוע מנהל המערכת בתפריט ניהול/בקרת הנהח"ש.
בקרת ההתאמות משווה אוטומטית את הדוח המפורט, לפי מספרי כרטיסי אשראי והסכומים, אל פלט תוצאות השידור, שמבוסס גם הוא על מספרי כרטיס אשראי. ומסמנת עבורנו כל מה שלא מתאים בשני הפלטים, ומציגה לנו דוח המתחלק לשני סוגי בעיות:
א. טיפול באי התאמה הנובעת מקבלה שאין לה עיסקה מקבילה ששודרה.
המשמעות כאן היא שרשמנו אצלנו שנגבה כסף, אבל לא באמת קבלנו אותו.
הטיפול הוא לבצע תקבול נגדי לתקבול המקורי, ולקלוט מחדש תקבול אשראי מסודר (במידה ולא נגבה כבר כסף מהחבר בתקבול אחר תקין).
חשוב: יש מצב חריג בעקבות פעולת ביטול/החזר שבו מופקת קבלה במינוס, ולא מתבצעת עסקת זיכוי אוטומטית עקב חריגה מגובה תקרת זיכוי אוטומטי של חברת האשראי. במקרה כזה ממילא הנוהל הוא לפנות בפקס אל חב' האשראי לזיכוי. לכן אין צורך לבצע כל פעולה נוספת. עם זאת המערכת מפרטת את המקרים הללו, כבקרה נוספת עבורנו היכן שלא בוצע זיכוי אוטומטי ואולי לא הבחנו בכך.
ב. טיפול באי התאמה הנובעת מעיסקה ששודרה, ואין לה קבלה מתאימה.
המשמעות כאן היא שנקבל כסף מהחבר והוא יחוייב בחברת האשראי, אבל הפעולה לא נרשמה אצלנו, ואין קבלה.
במידה והחיוב הצפוי לחבר בחברת האשראי הוא לא נכון (מיותר, כפול או שגוי) הרי שיש לבטלו בפקס לחברת האשראי.
במידה והחיוב הצפוי לחבר בחברת האשראי תקין, הרי שיש שתי אפשרויות:
1. לקלוט תקבול מזומן, ולרשום בהערות כי הכסף יתקבל באשראי מחב' האשראי, ולפרט שקרתה תקלה.
2. לבצע בפקס ביטול העיסקה בחברת האשראי, ולקלוט תקבול חדש ומסודר.
מה עושים אם מתקבלת הודעה על עיסקה כפולה?
הודעה זו מתקבלת כאשר הכרטיס של הלקוח מועבר פעמיים ברצף, בשתי עסקאות שונות. ההודעה נובעת מהחשש של גניבת הכרטיס וניצולו.
כאשר לקוח מבצע עיסקה נוספת בכל זאת ברצף, כדי להימנע מהודעה זו, יש לבצע לפני שידור תנועות (סמל הפרח). אחר כך לבצע את העיסקה השניה. (בסוף היום בהצגת תוצאות השידורים יהיו עבור היום יותר משורה אחת).
ניתן למנוע התרעה זו כלל, בתאום עם מגה-טק.
למידע נוסף כדאי לעיין;
פעולות כספיות נגדיות: http://www.club-tec.co.il/?p=1069
זיכוי/החזרת תשלומי אשראי: http://www.club-tec.co.il/?p=1116
מה עושים עם הודעת "פנה אל חברת האשראי"? : http://www.club-tec.co.il/?p=1255